Chcete pracovat efektivněji? Zkuste metodu Zen To Done

Možná vám pomůže, když si zkusíte osvojit některé principy systému Zen To Done (Zenem k hotovému). Jde o jednoduchý způsob řízení práce, který zdůrazňuje soustředěnost na „okamžik tady a teď“ namísto komplikovaného plánování budoucnosti. Omezuje složitost pracovní agendy a vysoký podíl zbytečně zdržující „práce pro práci“.

„Klíčem k úspěchu je zejména změna pracovních návyků. Snažte se svou práci zlepšovat postupně krok za krokem a nepokoušejte se změnit vše najednou,“ radí Jan Dvořák, ředitel vzdělávacího střediska Gopas, který pro nás některé důležité tipy z metody Zen To Dane vybral.

1. Nedělejte více věcí najednou

Jste pyšní na to, že děláte deset důležitých věcí najednou? Možná vás to překvapí, ale tento návyk není příliš efektivní. Neustále totiž přepínáte myšlenky, dostáváte se rychleji do stresu a častěji děláte chyby. Vhodnější je koncentrovat se v daném okamžiku pouze na jednu věc a odstranit všechny rušivé elementy, které odvádějí pozornost jinam.

Doporučení: Zavřete e-mailovou schránku a sociální sítě, přestaňte si povídat s kolegy, neodpovídejte na esemesky. Pokud se stane, že musíte aktuální práci přerušit kvůli naléhavému úkolu, nedělejte to zbrkle. Poznamenejte si původní úkol a udělejte si pár poznámek k fázi, v níž se nacházíte. Jakmile urgenci vyřídíte, vraťte se zpátky k předchozí práci.

2. Přestaňte vytvářet komplikované plány

Chcete-li se vyhnout chaotickému přebíhání od jedné práce k druhé, zvykněte si na jednoduché plánování činností. Na začátku pracovního týdne si definujte klíčové úkoly, které musíte bezpodmínečně splnit.

Doporučení: Každé ráno pak začněte tím, že si reálně stanovíte hlavní úkoly pro ten den. Ty, které vidíte jako nejobtížnější nebo nejvíce časově náročné, řešte jako první. Jestliže odkládáte náročné pracovní povinnosti na pozdější dobu, kdy jste unaveni, zbytečně se dostáváte do stresu.

3. Zvykněte si zjednodušovat

Mějte jedno pevné místo, kde budete přehledně shromažďovat poznámky, nápady, myšlenky, úkoly a nejrůznější informace, které vás napadnou a vztahují se k práci. Jinak je zapomenete a po čase je budete vymýšlet znovu. Není důležité, zda je to notýsek, nebo smartphone.

Doporučení: Stav úkolů kontrolujte několikrát denně. Snadno si tak zvyknete redukovat cíle a úkoly na ty nejdůležitější.

4. Nebuďte otrokem e-mailů

Jakmile si ráno otevřete poštu, jednejte s rozvahou a určete si priority. „Na urgence reagujte okamžitě. Pokud si odpověď na běžný mail vyžádá maximálně dvě minuty, odpovídejte také hned, vyplatí se to. Jinak skončíte s haldou nevyřízených mailů. Zvažte rovněž, které úkoly lze delegovat k vyřízení kolegům. Pokud to není možné a úkol nevyžaduje okamžitou reakci, udělejte si v kalendáři poznámku s termínem odpovědi.

Doporučení: Časově náročnou a důležitou komunikaci si rozplánujte, zvládnete ji pak lépe.

Foto: Gopas (1)