Práce z domova za posledních 6 měsíců skokově posílila bezprecedentním způsobem. Za tu dobu jsme měli možnost se o mnoha věcech poučit. Jaké časté problémy vás mohou potkat při homeworkingu? Jedná se o nabourání soudržné firemní kultury, pokles produktivity a aktivního zapojení zaměstnanců, růst izolace či pokles motivace.
Ve chvíli, kdy pracovní tým nesdílí jednu kancelář, ale je rozeset po domácnostech na homeoffice, může velmi jednoduše dojít ke zkratu komunikace. Lidé přestanou efektivně sdílet informace, a pak je jen krůček k problémům jako je dezorganizace, neefektivní dělba úkolů, růst izolace a pokles motivace. Týmy pracující distribuovaně proto potřebují být vybavené účelnými nástroji pro spolupráci a sdílení informací, ale také mít možnost živě neformálně komunikovat, aby si udrželi sociální vazby. „Osobní interakci, která při sociální izolaci na homeoffice odpadá, asi nejlépe suplují videokonference, které nabízejí kvalitní přenos zvuku a obrazu, možnost sdílet dokumenty a spolupracovat při jejich editaci. Pro osvěžení vztahů je pak dobré například zahajovat videoschůzky neformální otázkou a zřídit chatovací prostor pro neformální komunikaci,“ říká Andrej Hronec ze společnosti Audiopro.
Vzdálená práce z domácího prostředí klade větší nároky na koordinaci týmu a plánování, lidé ztrácejí tah na branku a je složitější motivovat je k dosažení konkrétních cílů. Je třeba dbát na jednoznačnou komunikaci, kdy musí každý člen týmu porozumět tomu, čeho má dosáhnout a vědět, do kdy má úkol splnit. Nezbytnou podmínkou je i stanovení dílčích postupových kroků a termínů pro jejich dokončení kroků. Práce ve stanoveném časovém rámci je konkrétní proaktivní způsob, jak podpořit motivaci.
Důležité je klást důraz na zodpovědnost jednotlivých lidí, bez toho neodevzdávají práci včas, případně vůbec. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby manažeři pravidelně sledovali činnost týmu, ať už se jedná o pravidelnou kontrolu cílů nebo videohovory se shrnutím realizovaných činností.
Homeworking je ve velké míře závislý na fungujících technologiích. A komplikace pak jako mávnutím kouzelného proutku odříznou jednotlivce i celé týmy od komunikace i od samotné práce. Může se jednat o banální technologický problém s počítačem či internetem, závažné problémy v pracovních systémech nebo jen o neschopnost jednotlivců pracovat s technologiemi. Důsledek je ale vždy stejný - problémy v komunikaci s vlivem na motivaci a výkonnost.
„Práce z domova klade požadavky na počítačové dovednosti zaměstnanců. Co zaměstnanci mohlo projít v kanceláři, kde se zeptal kolegy, to ho může při práci z domova vyřadit i na několik hodin z činnosti,“ říká Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas. „Pravidelné zvyšování uživatelských znalostí zaměstnanců se firmám vyplatí, protože lidé pak neztrácejí zbytečně čas řešením banálních problémů s technikou.“
Při dlouhodobé práci z domova je důležité stanovit si určitá pravidla. V určitou dobu usednout k práci a domluvit se s ostatními členy domácnosti, že budou rušit jen v opravdu nutných případech. Dělat si přestávky na jídlo, odpočinek nebo jiné činnosti. A v určitou dobu práci také ukončit.
Lidé, kteří dlouhodobě pracují z domova bez možnosti přímé komunikace s kolegy, pociťují často sociální izolaci. Mohou se také dostat do stavu určité letargie, kdy jim dny splývají ve sled monotónních činností bez jednoznačného cíle nebo změny. Pak dochází ke ztrátě motivace, doba potřebná ke splnění pracovních povinností se prodlužuje, a práce jim začne narušovat soukromí. Proto je důležité stanovit si pravidelný denní režim a plánovat činnosti včetně časového horizontu jejich dokončení.
Osobní komunikace je nenahraditelnou součástí každé firemní kultury, a proto je vhodné realizovat týmové schůzky, pravidelné coffee breaky nebo pivo s kamarády formou videokonference. Kontakt „tváří v tvář“ s kolegy nejen snižuje pocit fyzické vzdálenosti, ale vytváří méně izolované pracovní prostředí, které motivuje zaměstnance k většímu zapojení.
„Nesmí se zapomínat na to, že navazování a udržování mezilidských vztahů je jednou z našich podstatných pracovních aktivit. Proto je vhodné při komunikaci využívat kamery, či začínat hovory konverzací o tom, jak se každý má. Nejen toto pomáhá týmu zůstat produktivní i při vzdálené spolupráci,“ uzavírá Michal Černý zastupující videokonferenční řešení Lifesize v ČR.
